CANAL DE DENUNCIAS / LÍNEA ÉTICA EKA
En EKA promovemos una cultura de transparencia, integridad y cumplimiento. El Canal de denuncias, también conocido como Línea de ética, es un medio confidencial y seguro para que colaboradores, proveedores, clientes y demás terceros puedan reportar situaciones que puedan ir en contra de la ley, de las políticas internas o de los valores de la organización.
1. Objetivo del canal
Facilitar la recepción, gestión y seguimiento de reportes relacionados con posibles actos de fraude, corrupción, soborno, lavado de activos, financiación del terrorismo, incumplimientos al Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), al Sistema de Gestión del Riesgo SAGRILAFT y a las demás políticas corporativas de EKA, garantizando la confidencialidad de la información y la protección del denunciante de buena fe.
2. Alcance
El Canal de denuncias está disponible para:
ü Colaboradores de EKA (directos, temporales y en misión).
ü Proveedores, contratistas, clientes y demás aliados de negocio.
ü Cualquier tercero que tenga relación o contacto con la organización.
3. ¿Qué se puede denunciar?
Se podrán reportar hechos ocurridos en cualquiera de las instalaciones de EKA o en actividades relacionadas con la operación, la comercialización, la logística, la gestión administrativa o financiera, así como actuaciones de colaboradores o terceros que afecten a la compañía, incluyendo, entre otros:
ü Sospechas de lavado de activos o financiación del terrorismo (operaciones inusuales, transacciones sin justificación económica, uso de terceros para canalizar pagos, etc.). Posibles actos de corrupción, soborno o pagos indebidos a funcionarios públicos o privados.
ü Conflictos de interés no declarados o manejo inadecuado de relaciones con clientes y proveedores.
ü Fraudes, robos, apropiación indebida de activos, alteración de información o documentos.
ü Incumplimientos graves al Código de Ética, al PTEE, a las políticas de cumplimiento o a las normas de seguridad de la información.
ü Represalias contra personas que, de buena fe, hayan presentado una denuncia o colaborado en una investigación interna.
4. ¿Qué no se tramita por este canal?
El Canal de denuncias no reemplaza los canales habituales de servicio al cliente ni los mecanismos internos de gestión de peticiones, quejas, reclamos o solicitudes (PQR) comerciales o de producto. Tampoco sustituye los canales de gestión de novedades laborales
(nómina, turnos, vacaciones, etc.) establecidos por el área de Gestión Humana. Aunque estos temas pueden ser orientados, serán remitidos al canal correspondiente para su adecuada atención.
5. Principios y garantías del Canal de denuncias
· Anonimato. El denunciante podrá presentar la denuncia de forma anónima. Si decide suministrar datos de contacto, estos se usarán únicamente para fines de gestión del caso.
· Confidencialidad. La información recibida será tratada con reserva y acceso restringido, limitándose a las personas estrictamente necesarias para su análisis e investigación, de acuerdo con el procedimiento interno.
· Cero represalias. EKA CORPORACIÓN S.A.S. declara una política de cero retaliaciones frente a quienes reporten de buena fe. Cualquier acto de represalia o acoso derivado de una denuncia será tratado como falta grave y dará lugar a medidas disciplinarias y/o contractuales.
· Buena fe y uso responsable. Se incentiva el uso del canal con fundamento en la buena fe. Las denuncias falsas o de mala fe, presentadas con intención de perjudicar a terceros o afectar decisiones corporativas, podrán dar lugar a medidas disciplinarias, contractuales y/o acciones legales.
· Debida diligencia y debido proceso. Toda denuncia o alerta será analizada con criterios de objetividad, proporcionalidad y respeto por los derechos de las partes involucradas, aplicando las etapas de evaluación e investigación definidas en el procedimiento interno.
6. ¿Cómo denunciar?
EKA pone a disposición de los denunciantes los siguientes canales (internos y externos)
Internos
ü Formulario web de la Línea de ética disponible en el sitio oficial de EKA.
Canal de denuncias: Rellenar formulario
ü QR
ü Correo electrónico del Oficial de Cumplimiento (oficialdecumplimiento@ekazipper.com)
Externos ü contacto@presidencia.gov.co
ü portal.paco.gov.co u webmaster@supersociedades.gov.co
Al realizar un reporte, se recomienda incluir, en la medida de lo posible:
· Descripción clara de los hechos (qué ocurrió).
· Fecha(s) y lugar(es) donde ocurrieron los hechos.
· Personas involucradas o testigos, si se conocen.
· Documentos, correos, fotos u otros elementos que puedan servir como soporte.
7. Protección de datos personales
El tratamiento de los datos personales recabados a través del canal de denuncias se realizará de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de EKA y con la normativa aplicable en materia de protección de datos. La información será utilizada exclusivamente para la gestión de la denuncia y para el cumplimiento de las obligaciones legales.
8. Compromiso de la organización
EKA reafirma su compromiso con la ética, la integridad y el cumplimiento normativo. El canal de denuncias es una herramienta clave para fortalecer la cultura de transparencia y para prevenir que la organización sea utilizada para actividades ilícitas, incluyendo el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la corrupción y el soborno, entre otros riesgos.
